امور دبیرخانه

• طبقه بندی اسناد به صورتهای عادی ، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و بکلی سری
• ثبت آسان کلیه نام های وارده ، صادره و داخلی
• امکان الصاق ضمایم مختلف به نامه ها اعم از ( تصاویر، فاکسها ، نقشه ها، …) و مشاهده آنها توسط برنامه های مربوطه
• امکان اولویت بندی ، رمزگزاری و امضای الکترونیکی نامه ها
• ثبت مکاتبات در دفتر ارسال و مراسلات ( اندیکاتور) با قید زمان ورود و خروج و سایر و دیگر مشخصات ، صدور رسید
• امکان Scan نامه ها و اسناد مستقیما” از داخل برنامه و ویرایش و اصلاح آنها
• امکان ویرایش ، بایگانی، صدور دستور، پی گیری و ارجاع اسناد توسط کاربران مجاز
• ایجاد زنجیره بین اسناد مختلف ( عطف ، بازگشت ، پیرو و ارجاع)
• ارسال اسناد برای چند کاربر بطور همزمان ( اصل و رونوشت)
• ثبت تغییرات بر روی اسناد و نگهداری سوابق اسناد و نامه ها باذکر زمان و نام کاربر
• امکان تعیین مهلت زمانی برای اقدام برروی یا پاسخ به یک نامه
• تعریف روش شماره دهی به اسناد مختلف ( صادره، وارده و داخلی) و اختصاص یک شماره واحد به هر نامه بعنوان شناسه آن به منظور جلوگیری از هر گونه اشتباه در آینده
• ایجاد سبد ورودی و خروجی برای هر کاربر و ثبت زمان ورود و خروج اسناد
• ایجاد بانک اسامی اشخاص حقیقی و حقوقی ، آدرس و مشخصات آنها
• امکان طراحی چارت سازمانی بصورت گرافیکی و پویا
• امکان تعریف پستهای سازمانی و ارتباط آنها با کاربران ( امکان تعریف جانشین برای کابران)

گردش کار

• امکان تعریف گردش کار برای مکاتبات واحدهای سازمانی ، سلسه واحدهای سازمانی یا در سطح کل تشکلیات
• امکان پیگیری و کنترل کار گردش کارها در طول مسیر و رفع موانع و مشکلات
• تعریف گردش کار بسته به نوع اسناد و مکاتبات توسط مدیر سیستم بصورت گرافیکی و پویا
• انتقال خودکار اسناد بین کاربران بر اساس گردش کار مربوطه
• امکان گزارش و اعلام اخطار در صورت توقف بیش از حدیک چرخه کاری
• بایگانی

سیستم دبیرخانه

• امکان تعریف بایگانی های مختلف در سطوح مختلف
• امکان بایگانی نمودن اسناد در فایلهای مختلف بصورت منطقی یا فیزیکی
• امکان ایجاد نسخة زنده (Hold Copy) از اسناد در هنگام بایگانی
• امکان انتقال اسناد به بایگانی راکد در موعد تعیین شده
• امکان فایل کردن اسناد و نامه ها در چندین فایل بصورت همزمان
• حاشیه نویسی و علامت گذاری بر روی نامه ها و اسناد
• امکان استفاده از قلم نوری برای نوشتن در کنار یک متن
• امکان علامت گذاری برروی اسناد( مانند کنترل شد ، تائید شد ، فاکس شد و …..)
• امکان کشیدن ماژیک رنگی برروی بخشی از متن یا خط زیر آنها
• امکان کشیدن علائم هندسی در کنار متون

مدیریت کاربران :

• امکان تعریف کاربران، حوزه فعالیت و نحوه ارتباط آنها
• امکان تعریف مجوزها برای یکایک کاربران و تعیین جانشین برای هریک ازآنها
• امکان غیر فعال کردن کاربران
• تعیین ساعات دسترسی کاربران به سیستم
• امکان تعیین سطح دسترسی به اسناد طبقه بندی شده برای هر کاربر
• تعیین سطح دسترسی برای ویرایش ، ارجاع، صدور دستور، پی گیری ، بایگانی و حذف اسناد
• ثبت تمامی فعالیتهای کاربران در ارتباط با سیستم

جستجو و گزارشات

• امکان چاپ اسناد ، ارجاعات ، اقدامات و پیگیری های مربوطه بدون محدودیت بر انواع چاپگرها
• امکان چاپ سوابق اسناد با ذکر زمان دقیق و نام کاربر
• امکان جستجوی کامل در متن نامه ها و سایر فیلدها
• امکان تعریف خلاصه برای ضمایم تصویری و جستجو در آنها

تسهیلات

• امکان Scan تصاویر مستقیما” از داخل برنامه و ویرایش و اصلاح آنها
• امکان حاشیه نویسی و امضای الکترونیکی توسط قلم نوری
• ارتباط مستقیم با ویرایشگر MS Word برای تهیه متون نامه ها
• امکان Import و Export با برنامه های مختلف ویندوز
• امکان تعریف فرمهای اداری با ساختار و عناوین مختلف